Trello - Exemplo de Ferramenta de gerenciamento de projetos

O Trello é um site bastante conhecido  de gerenciamento de projetos em listas, extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Por se moldar conforme os objetivos de cada usuário, o Trello pode ser tanto usado por um só indivíduo como para trabalhos em equipe. A seguir detalharemos as características do Trello.

A interface

Ele é totalmente em inglês e gratuito, apesar de existirem recursos pagos mais elaborados (contudo, é possível utilizá-lo tranquilamente sem pagar). Você também pode acessá-lo através de aplicativos do Google Play e do iTunes – e até mesmo no app de Windows 8 e de Kindle Fire. 

O layout do Trello é bem intuitivo. O seu cadastro é composto por diferentes “Boards”, que são quadros que reúnem diversas listas e informações. Logo ao fazer o login no site, você se depara com todos os “Boards” dos quais faz parte, podendo criar mais alguns – essa é a tela inicial do Trello.

Imagem inicial do Trello com diferentes "Boards". 

Os “Boards” são caracterizados por possuírem várias colunas de listas, todas dispostas horizontalmente – você pode criar quantos “Boards” quiser, todos com seus assuntos específicos. Essas colunas de listas contêm os chamados “Cards”, que são cartões que você pode adicionar com tópicos específicos. 

Personalizando o "Board"

Dentro dos cartões, é permitido escrever comentários, adicionar links, salvar anexos, determinar prazos e acrescentar imagens, especificando o assunto de cada um deles. Esses cartões podem ser movimentados entre as colunas de um mesmo quadro, de modo que você pode realizar transições de um tópico para as demais colunas (só arrastar o cartão). 

 Personalizando o "Board".

Os “Cards” são como pequenas notas que podem ser arrastadas de um lado para o outro do “Board”, encaixando-se nas colunas de listas de acordo com o contexto ou o status. O diferencial é que eles não são simples notas, porém cartões que realmente podem receber informações mais complexas, com todos os itens que já listamos. Inclusive, é permitido adicionar prazos e checklists dentro dos “Cards”, de modo que você vê o progresso da atividade em níveis de porcentagem. 

Trabalhos em grupo

Tendo em vista que nosso foco é a gerência de projetos, o Trello é uma ótima ferramenta nesse  quesito, sendo muito boa para trabalhos em equipe. Os “Boards” podem ser compartilhados com qualquer um com cadastro no Trello, e as pessoas podem ser marcadas em múltiplos cartões. Por exemplo, é possível determinar as funções de cada membro da equipe de trabalho ao marcá-lo em um “Card” diferente, de modo que todas as pessoas daquele “Board” estejam cientes sobre em cada um está trabalhando no momento – um ótimo jeito para monitorar o que todos estão fazendo. 

Além disso, existe um sistema de “Labels” por cores. Essas “Labels” são etiquetas coloridas que podem ser utilizadas para sinalizar o status de determinado projeto ou atividade. Por exemplo, você pode nomear cores especificas para sinalizar itens como “Projeto em Andamento”, “Pronto”, “Adiado”, entre outras possibilidades. Dependendo do contexto do “Board”, elas podem adquirir o significado que você bem entender. Para marcar alguém no Trello e a pessoa receber a notificação, escreva o nome do usuário precedido do “@”. 

Exemplo de "Board" de trabalho em equipe. O rosto de cada um dentro dos "Cards" representa as atividades pelas quais eles são responsáveis.  

Um dos diferenciais do Trello é que ele é muito visual, pois os cartões são fáceis de localizar (ainda mais quando catalogados pelas etiquetas coloridas) e separados nas colunas por assuntos. Por mais que serviços como Evernote e Wunderlist sejam interessantes para criar listas e checklists, eles não oferecem as mesmas possibilidades que o Trello é capaz de proporcionar – principalmente no quesito de versatilidade pessoal e profissional. 

O próprio Trello possui um “Board” público (com conteúdo em inglês), em que você vê as ideias e os trabalhos em progresso no site, de modo que todas as pessoas podem participar com sugestões, comentários e votações nos “Cards” – dando assim maior peso e notoriedade aos tópicos. Veja abaixo: 

Imagem do "Board" público dos desenvolvedores do Trello.

Gerenciamento básico de informações 

O uso mais comum do Trello é o gerenciamento de tarefas. Como já mencionamos antes, você pode criar “Boards” para planejar as suas viagens, as suas tarefas do trabalho, as suas metas do ano, entre outros tópicos. Dentro de cada um desses “Boards”, você pode colocar colunas específicas para facilitar o uso da ferramenta. Por exemplo, veja o estilo de organização abaixo: 

Colunas dentro de um "Board".

Nesse exemplo, você pode observar a organização de uma viagem no Trello, com colunas separadas por assuntos e cartões com informações sobre os respectivos eventos. Dentro desses “Cards”, existem anotações com os valores dos passeios, das passagens e informações gerais, entre outros detalhes. 

Esse é um modelo que pode ser aplicado em diversos contextos, do modo que você desejar. Por exemplo, as outras pessoas que participarem da viagem podem adicionar os seus próprios “Cards” no quadro, assim como listas, comentários ou sugestões sobre o que quiserem. No outro exemplo que você vê abaixo, é possível conferir a organização semanal de atividades, separadas por dias e por etiquetas coloridas que classificam o status e a prioridade das tarefas. 

Organização semanal

Utilizar o Trello como organizador semanal é algo bastante prático e fácil de ser feito. Ao separar as colunas de listas por dias, você pode estabelecer prazos para tarefas do dia a dia e não se perder em meio aos seus compromissos, sejam eles pessoais ou profissionais. Inclusive, você pode criar um calendário editorial no site para organizar as tarefas de todos os dias do mês e cumprir os seus prazos.

Com o Trello, você pode planejar e organizar ideias para trabalhos pendentes, casamentos, projetos de livros, calendários semanais, entre muitos outros – as possibilidades são muitas. Para navegar de modo mais rápido e dinâmico, você confere aqui uma lista com inúmeros tipos de atalhos que você pode fazer no serviço, realizando várias ações com só algumas teclas do teclado. 

Versão Paga 

Para poder utilizar um visual mais elegante no Trello (com wallpapers de alta resolução e possibilidade de fazer o upload de suas próprias imagens), é preciso adquirir o serviço Trello Gold, por US$ 5 por mês. Com ele, você também pode salvar até 250 MB de arquivos nos seus “Boards”, ao contrário dos 10 MB do modo gratuito, além de utilizar stickers e emoticons nas mensagens. 

O Trello Business também é outra alternativa paga (o mesmo preço) que oferece recursos mais elaborados para o uso empresarial do serviço. De qualquer modo, é possível utilizar o Trello em empresas sem precisar pagar nada. 

Quer conhecer mais sobre o Trello? Veja o vídeo abaixo:

Referências:  

Ferramentas de Gerenciamento de Projeto - Trello. Disponível em <https://www.youtube.com/watch?v=QY6cmKTqkHI > Acessado em 24/08/2016. 

Trello: como esta ferramenta pode ajudar você a organizar a sua vida. Disponível em <http://www.tecmundo.com.br/organizacao/75128-trello-ferramenta-ajudar-voce-organizar-vida.htm > Acessado em 24/08/2016. 

ASANA - Ferramenta de Gestão de Projetos

Asana é um eficiente gerenciador de projetos que possibilita todas as funções mais desejadas em programas virtuais dessa categoria, funcionando no modo web e no formato de aplicativo para Android e iOS. O sistema do Asana dispõe uma interface totalmente limpa e intuitiva, que é a característica mais exigida pelas pessoas que gostam de ferramentas bem organizadas. No gadget, você pode visualizar, cadastrar, editar e concluir qualquer tarefa, já que o aplicativo é compatível com a maioria dos recursos da versão web. Além disso, o usuário não precisa se preocupar em chegar perto de um computador para acompanhar o seu trabalho.

Quem desenvolveu a ferramenta inovadora foi Dustin Moskovitz, que também é cofundador do Facebook, a rede social de maior sucesso no planeta. O objetivo, ao criar o Asana, era o de disponibilizar uma ferramenta que auxiliasse a reimaginar o modo como as equipes, no geral, devem trabalhar. O Asana conecta os membros sobre o que está acontecendo e alia as prioridades que os usuários da ferramenta têm em comum. Ou seja, funciona como se fosse uma lista de tarefas que pode ser compartilhada com todas as pessoas envolvidas. O aplicativo funciona de forma grátis para incluir até 30 pessoas.

Se você gosta de ferramentas de produtividade e organização, não deixe de conhecer essa ferramenta que pode potencializar o seu trabalho.

Como funciona o Asana

Através do site o usuário pode utilizar a ferramenta em seu computador, com ícones bastante simples e diversas opções, o que facilita a vida do usuário. O objetivo do programa é ser rápido, acessível e eliminar o trabalho de ter que organizar tarefas. Ou seja, possui o objetivo de eliminar perda de tempo que se vê em grandes projetos com tarefas de rotina que demandam muito tempo, além de locomoção, como a produção de planilhas e agendamento de reuniões. Com uma interface simples e intuitiva, o usuário pode delegar tarefas, estipular prazos, seguir ou não projetos e tarefas específicas, tudo isso sustentado por relatórios detalhados.

Confira abaixo algumas vantagens  na utilização do Asana:

• Excelente comunicação sem muito esforço;
• Mais coordenação sem que seja necessário realizar tantas reuniões;
• O usuário pode colaborar com até 30 colegas de trabalho de forma grátis;
• Adiciona e completa tarefas;
• É rápido e sincroniza em tempo real;
• Trabalha com diversas equipes e grupos de pessoas;
• Pode criar tarefas com apenas um clique;
• Adiciona comentários em tempo real;
• Edita nomes de tarefas;
• Atribui tarefas;
• Cria novos projetos;
• Apaga tarefas;


Sobre o Asana Mobile (App)

O aplicativo funciona em Android e iOS e pode ser baixado gratuitamente. O serviço web é considerado mais rápido e mais eficiente, no entanto, o app pode ser de grande valia para os profissionais que necessitam viajar bastante e não estão com um computador sempre à disposição. O aplicativo funciona, basicamente, da mesma forma que o site do Asana. Portanto, por lá é possível gerir todas as tarefas, como as reuniões, o planejamento e etc. No sistema Android, porém, o usuário não pode visualizar e nem anexar arquivos, o que acaba limitando de forma significativa a acessibilidade de quem está utilizando, mas, de forma geral o app funciona bem e pode ser extremamente útil.


Fonte:
Thiago Sanches. Conheça a ferramenta de colaboração online que vai turbinar o trabalho da sua equipe – Asana . Disponível em < http://vidamaisfacil.com.br/organizacao/ferramenta-de-colaboracao-online-que-vai-turbinar-o-trabalho-da-sua-equipe-asana/ > Acessado em 09/03/2016.

Gestão de projetos de TI

Segundo o levantamento de governança de TI do TCU, 58% das instituições, em 2012, ainda não adota nenhum processo de gestão de projetos. Em 2010, esse número era 70%, o que demonstra evolução da situação nos últimos dois anos. Chama a atenção que 17% das instituições não pratiquem qualquer gerenciamento de projetos, mesmo diante da complexidade do desenvolvimento de serviços e produtos de TI.

Gráfico comparativo do processo de gerenciamento de projetos.

Projetos de TI possuem riscos tão conhecidos, que chegam a ser esperados em muitos casos, como o aumento dos custos inicialmente previstos e a dilação do prazo de entrega do produto. Não raro, o projeto fracassa no alcance dos objetivos e compromete ações institucionais. Enfim, uma instituição que não gerencia os projetos adequadamente sofre elevado risco de ter um desempenho insatisfatório. 

Dentre as instituições que declararam adotar processo de gerenciamento de projetos baseado em um padrão, tem-se que apenas 5% acompanham e mensuram esse processo, e somente 10% buscam melhorá-lo, situação que ficou praticamente inerte em relação ao levantamento anterior, cujos resultados foram 3% e 8%, respectivamente. 

Fonte: Portal TCU

O que motiva a Governança de TIC

Fernandes e Abreu definiram que existem seis conjuntos fatores motivadores para a governança de TIC.

Esquema de fatores motivadores

Fonte: FERNANDES e ABREU, 2012

Segundo eles, o Ambiente de Negócios possui uma intensa competição com o surgimento de novos produtos e serviços. A globalização trouxe concorrentes com custos reduzidos de todo o mundo, diminuindo cada vez mais o ciclo de vida dos serviços e produtos. Essa competição deixa o cliente mais exigente quanto aos processos executados pelas empresas. No Brasil ainda existem outros empecilhos como custos altos e o crescimento econômico.

A TI como Prestadora de Serviços, sejam eles serviços internos ou externos deve manter os projetos dentro dos prazos e orçamentos, atender o que foi acordado nos requisitos, disponibilizar infraestrutura e aplicações, ser capaz de escalar e expandir os negócios, etc. Para que isso aconteça, deve haver postura e orientação da organização que deseja prestar serviços de TI.

As Integrações Tecnológicas, com o intuito de unir as diversas áreas da organização, como integrar as funções administrativas, a cadeia de suprimentos, os processos de desenvolvimento de produtos, redes de distribuidores, etc. Para isso se utilizam aplicações de BPM e ECM.

A crescente necessidade de Segurança de Informação, um dos maiores problemas da modernidade, é um motivador forte no mundo conectado. Criar definições de níveis de acessos e medidas preventivas, é visto como muito importante para as organizações de médio e grande porte. 

A Dependência do Negócio e Relação à TI é dividida em duas escalas, impacto nas operações chaves e impacto nas estratégias chaves, o conjunto delas define o quanto a TI e como a TI é importante para a organização.

Os Marcos de Regulação representam restrições que são impostas ao negócio, o acordo da Basiléia II e o Ocley Act são alguns deles. Essas regulamentações veem para dar confiança aos investidores no mercado de capitais, diminuindo o risco e dando credibilidade à empresas.

Referências:

FERNANDES, A. A.; ABREU, V. F. de. Implantando a Governança de TI: da estratégia à gestão dos processos e serviços. 3. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2012.

Apresentação do blog, do tema e dos autores

Nesse blog, que é um dos projetos da disciplina de Tópicos Especiais em Engenharia de Softwares I do Departamento de Computação da  UFS, trataremos de assuntos relacionados à Governança de TI, mais especificamente relacionados ao monitoramento do desempenho e avaliação do uso da TIC nas organizações, especialmente nos órgãos da administração pública.

Os tópicos que iremos abordar serão relacionados à: 

- Processo de Software;
- Gestão de Projetos de TI;
- Contratações de Serviços de TI;
- Processo de Planejamento das Contratações de Serviços de TI


Mas, para que tudo isso faça algum sentido precisamos entender o que é Governança Corporativa e Governança de TI e sua importância.


Segundo o Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC): "Governança Corporativa é o sistema pelo qual as organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo os relacionamentos entre proprietários, Conselho de Administração, Diretoria e órgãos de controle. As boas práticas de Governança Corporativa convertem princípios em recomendações objetivas, alinhando interesses com a finalidade de preservar e otimizar o valor da organização, facilitando seu acesso a recursos e contribuindo para sua longevidade."

Já para o Information Technology Governance Institute (ITGI): “Governança de TI é de responsabilidade dos executivos e da alta direção, consistindo em aspectos de liderança, estrutura organizacional e processos que garantam que a área de TI da organização suporte e aprimore os objetivos e as estratégias da organização. Além disso, a Governança de TI integra e institucionaliza boas práticas para garantir que a TI da empresa suporta os objetivos de negócio.”

E ela é importante no âmbito da administração pública, para a qual daremos ênfase aqui, porque só em 2011 a União programou gastar R$ 18 bilhões com TI. Além disso, essa é uma área crucial já que todas as áreas críticas da Administração Pública dependem da TI. Então, falaremos mais sobre isso no decorrer das postagens.


Autores deste blog:

Silvio Passos
Graduando em Sistemas de Informação na UFS
Francyelle Mascarenhas
Graduanda em Sistemas de Informação na UFS
Francisco Cabral
Graduando em Ciências da Computação na UFS


Referências:

Governança TIC - Wiki - TJPR

Governança de TI:O desafio atual da Administração Pública

Governança Corporativa x Governança de TI x Gerenciamento ou gestão de TI

Ao estudarmos sobre Governança de TIC é fundamental compreendermos alguns conceitos. Entre eles temos os conceitos de Governança Corporativa, Governança de TI e Gerenciamento ou gestão de TI, compreendendo os limites de cada uma destas.

"Governança Corporativa é o sistema pelo qual as organizações são dirigidas, monitoradas e incentivadas, envolvendo as práticas e os relacionamentos entre proprietários, conselho de administração, diretoria e órgãos de controle." (IBGC, 2015) . Com isto compreendemos que a governança corporativa lidará com as decisões estratégicas, até mesmo as que envolvem a TI. Ela é responsável também por lidar com os ativos da corporação.

A governança de TI, ao contrário do que se pode imaginar, não consiste em tomar decisões específicas sobre a TI justamente por competir à administração fazer isso. Com isto essa governança reflete os princípios da Governança Corporativa e se concentra em administrar a utilização da TI para concretizar as metas de desempenho corporativo, harmonizando decisões administrativas e o uso da TI com comportamentos desejáveis e objetos do negócio.

Já o gerenciamento de TI são os "processos realizados pelas unidades provedoras de TI, visando ao planejamento e à realização das atividades necessárias ao provimento ou entrega de soluções e serviços de TI"(CAVALCANTI, 2007).

Concluímos assim com o entendimento que estes três conceitos se relacionam de forma dependente, como podemos ver na imagem abaixo.

Referências:

Nascimento, R. P. C.; Diniz, M. Aula 2 - Introdução e Origem da Governança de TIC.

Cavalcanti, A. S. Governança de TI. Disponível em :<http://portal.tcu.gov.br/comunidades/governanca-de-ti/entendendo-a-governanca-de-ti/>.